Excel trong kiểm toán (Cao thủ) 750k

Phần 1 là các video được trích ra từ khóa Thực hành kiểm toán. Nội dung này miễn phí. Mình muốn cho các bạn xem để thấy tư duy ra cách giải mới khó, còn thủ tục excel thì dễ. Tư duy này gồm có nhận định rủi ro để xác định bài toán; xác định các nguồn dữ liệu, tài liệu có thể sử dụng từ khách hàng để hỗ trợ; và tư duy cách giải bài toán.

Phần này gồm 3 bài toán sau:

Bài toán 1: Kiểm tra giá thành có đúng không.

Các công ty kiểm toán thường chỉ chọn mẫu 1-3 mã để kiểm tra giá thành, và chỉ kiểm tra trong 1 tháng. Vì công việc của phần hàng tồn kho, giá thành, giá vốn đã rất nhiều rồi. Nếu kiểm tra đủ số mẫu theo cách tính mẫu thông thường của các phần hành khác thì không thể kịp tiến độ. Tuy nhiên, kể cả có kiểm tra đủ mẫu theo cách tính mẫu thì cũng không tốt hơn được mấy. Vì số mẫu mà các công ty kiểm toán tính ra không thực sự là “nhiều” so với chuẩn của môn thống kê học.

Hơn nữa, dù cho có kiểm tra nhiều hơn thì cũng rất khó để ước tính ra sai sót trong tổng thể là bao nhiêu. Việc đó gần như là không thể, đặc biệt là với giá thành.

Chưa kể là kiểm toán viên không thực sự hiểu mối quan hệ của các yếu tố cấu tạo nên giá thành, mà chỉ kiểm tra chúng 1 cách rời rạc, không biết có những rủi ro gì với từng yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá thành ra sao.

Và, điều đáng buồn hơn là, trong thực tế, kiểm toán viên rất sợ phát hiện ra sai phạm trong giá thành. Bởi vì, các công ty kiểm toán sẽ chỉ làm theo kiểu: chúng tôi đã phát hiện ra sai phạm này, đề nghị công ty tự rà soát và sửa lại cho toàn bộ các mặt hàng, các tháng. Nếu khách hàng sửa lại, thì kiểm toán viên sẽ chọn mẫu kiểm tra xem có còn sai sót như vậy không. Tức là gần như phải làm lại toàn bộ phần hàng tồn kho, giá thành, giá vốn. Đó sẽ là ác mộng với bất kỳ ai. Cho nên, người ta thường chọn cách không phát hiện ra sai phạm trong việc tính giá thành còn hơn!

Còn với mình, mình đủ tự tin với năng lực của mình. Mình đã phát hiện ra 1 cách phân tích khá đơn giản để biết được gần như toàn bộ giá thành của các sản phẩm trong các tháng có sai sót không. Các bạn hãy xem thử video đó nhé.

Bài toán 2: Kiểm tra các mặt hàng có doanh thu và giá vốn tương ứng không.

Cụ thể là ghi nhận doanh thu của 100 sản phẩm, nhưng ghi “nhầm” giá vốn của 1000 sản phẩm chẳng hạn. Kiểm kê có thể phát hiện ra sai phạm này. Nhưng bạn có kiểm kê 100% đâu. Các công ty kiểm toán có thủ tục kiểm tra sự phù hợp giữa doanh thu và giá vốn. Nhưng, người non kinh nghiệm thường chỉ làm ở mức phân tích sơ bộ tỷ lệ lãi gộp của tổng tất cả mặt hàng năm nay so với năm trước, nếu không có biến động lớn thì coi như không có vấn đề. Chứ không đi sâu kiểm tra sai phạm trên. Việc này thực sự không khó, và có không ít người biết làm. Nhưng, cũng có rất nhiều người không làm được, kể cả có 5-7 năm kinh nghiệm.

Bài toán 3: Xác định sai sót của toàn bộ số dư công nợ.

Bình thường, với các khoản công nợ thuế, nợ lương, bảo hiểm, kiểm toán viên sẽ nhặt số trên 100% tờ khai thuế, thông báo đóng bảo hiểm và bảng lương để đối chiếu. Việc nhặt này khá mất thời gian, và thường không được nhặt đầy đủ các thông số cần thiết, nên nếu có chênh lệch cũng không biết do đâu. Rồi chỉ biết đẩy cho kế toán tự tìm nguyên nhân. Vậy thì đâu gọi là kiểm toán? Trong khi, mình chỉ cần làm 1 thủ tục rất đơn giản, không cần kiểm tra gì cũng biết được sai sót ở đâu. Thủ tục này có thể áp dụng cho mọi loại số dư, kể cả công nợ với đối tác. Các bạn thử nghĩ xem làm thế nào nhé. 

Sang đến phần 2, là các nội dung ở trong khóa Excel trong kiểm toán dành cho cao thủ này. Các nội dung dưới này mình cũng đã nói qua phương hướng trong khóa Thực hành kiểm toán. Nhưng chỉ có ở đây mình mới quay video chi tiết cách làm cụ thể.

Phần này gồm 3 bài toán sau:

Bài toán 1: Kiểm tra tính chính xác của số dư công nợ cùng với xem thời hạn nợ.

Với số dư công nợ, các công ty kiểm toán thường chỉ chọn mẫu làm xác nhận, nếu chưa có xác nhận thì kiểm tra thanh toán, hoặc kiểm tra các nghiệp vụ tạo nên số dư đó. Nếu như kiểm tra thanh toán của kỳ sau mà không thấy có bút toán thanh toán khớp với số dư, hoặc kiểm tra hình thành số dư nhưng không thấy các bút toán nào tổng lại tạo ra số dư đó, thì bắt buộc phải thu thập xác nhận. Việc có chênh lệch giữa số tiền thanh toán ở kỳ sau với số dư, hoặc không nhìn thấy các nghiệp vụ cuối cùng tổng lại để bằng số dư có thể là 1 dấu hiệu của sai phạm. Vấn đề là làm sao để liệt kê ra các đối tượng cũng bị tình trạng tương tự?

Với thời hạn nợ, các công ty kiểm toán thường chỉ xem tổng quát trên bảng tổng hợp đối tượng công nợ cả năm. Nếu thấy số dư tồn đọng, như là tồn từ đầu kỳ mà vẫn chưa được thanh toán hết đến tận cuối kỳ, thì khả năng cao là quá hạn. Vì công nợ bình thường đâu có cho nợ trên 1 năm đâu.

Vấn đề ở đây là, làm như vậy chỉ có thể phát hiện ra các đối tượng quá hạn nợ 1 năm. Hoặc muốn ngắn hơn thì lấy tổng hợp đối tượng công nợ trong 6 tháng, 3 tháng, hoặc 1 tháng cuối năm để xem tồn đọng. Nhưng không chỉ ra chính xác số dư đã cho nợ từ bao lâu. Nếu có đối tượng có kỳ hạn nợ là 45 ngày, thì cách trên không chỉ ra được đối tượng quá hạn nợ được.

Bài toán 2: Kiểm tra chi phí không có hóa đơn.

Các kiểm toán viên thường chỉ biết kiểm tra hồ sơ theo kiểu “có là được”, chứ không biết kiểm tra cụ thể thông tin gì trên hồ sơ để phát hiện ra gian lận, sai sót gì. Cùng lắm là xem cái ngày trên biên bản bàn giao, nghiệm thu để kiểm tra tính đúng kỳ thôi. Phần này mình sẽ dạy chi tiết trong video Kiểm tra cái gì, như thế nào, ở khóa Thực hành kiểm toán.

Còn ở khóa excel này, cứ giả sử kiểm tra hồ sơ có là được đi, cụ thể là kiểm tra cái hóa đơn, thì làm sao để chỉ ra các nghiệp vụ cần phải có hóa đơn mà công ty không có hóa đơn?

Các công ty kiểm toán không xem trọng phần này, dù cho khi kiểm tra chọn mẫu có xem đến hóa đơn. Bởi vì rủi ro gian lận hạch toán mà không có hóa đơn rất thấp. Nếu có gian lận, thì họ sẽ mua hóa đơn, hoặc chế các tài liệu khác. Chứ việc gian lận hạch toán mà không có hóa đơn, không có chừng từ phù hợp rất sơ đẳng, chỉ xảy ra với trường hợp công ty làm báo cáo tài chính để đấu thầu thôi. Họ cứ vẽ ra 1 con số, rồi mua dấu của công ty kiểm toán nhỏ vào là có báo cáo đã được kiểm toán.

Các công ty kiểm toán lớn sẽ không bán dấu như vậy. Họ chỉ cần phỏng vấn mục đích kiểm toán của khách hàng, nếu là để đem đi đấu thầu thì từ chối kiểm toán luôn. Còn nếu khách hàng bình thường đã thuê bạn làm kiểm toán, thì chắc chắn không có chuyện gian lận này đâu.

Tuy nhiên, vẫn có nhiều khoản mục chi phí mà kế toán tưởng là không cần hóa đơn (mình đã chỉ ra 1 loại chi phí mà hầu như tất cả các công ty từ trước đến này đều bỏ sót hóa đơn, hoặc lúc có lúc không chứ không đầy đủ, mà cơ quan thuế cũng không phát hiện ra); hoặc là kế toán trích trước chi phí, nhưng quên không đòi hóa đơn; hay là cứ ghi nhận chi phí, sau này không có hóa đơn cũng không để ý xóa bút toán cũ đi. Đó là các sai sót của kế toán.

Cho nên, cần phải chỉ ra các chi phí cần có hóa đơn mà thực tế không có hóa đơn.

Ngoài ra, ở video này, mình cũng cho thấy 1 cách phát hiện và chứng minh chi phí là mua hóa đơn chứ không phải có thật. Trong khóa Thực hành kiểm toán, ở video “Kiểm tra cái gì, như thế nào” có nói nhiều hơn về việc này. Video này bổ sung thêm 1 trường hợp gian lận mua hóa đơn cho video đó.

Bài toán 3: Phân tích tiền có thật không, có giao dịch bất thường không.

Các công ty kiểm toán không thực sự làm được phần này. Ví dụ dễ thấy nhất là vụ scandal của Wirecard trong năm 2020, khi mà gian lận tới 2 TỶ EURO ở khoản mục TIỀN trên bảng cân đối kế toán, mà EY là kiểm toán nhiều năm cũng không phát hiện ra.

Dù cho sai sót trên của EY 1 phần xuất phát từ việc để nhân viên cấp dưới thu thập xác nhận ngân hàng chỉ có dấu photo làm bằng chứng kiểm toán, thì kể cả có dấu đỏ của ngân hàng, vẫn có thể tiền đó chỉ là đi mượn để cho có tại thời điểm cuối kỳ kế toán, sau đó sẽ đem trả lại bằng nhiều hình thức để che giấu.

Cho nên, chỉ có thể phát hiện ra khi phân tích dòng tiền. Mình đã nói luôn cách làm rồi. Nhưng không phải ai cũng có thể làm được. Bởi vì nó đòi hỏi kiến thức về kiểm toán và kinh doanh rất cao mới có thể nhìn ra những điểm phi lý.

Công ty số 1 có rất nhiều chiêu trò để gian lận làm giả doanh thu và lợi dụng hóa đơn giả để vay vốn của ngân hàng, thậm chí còn dùng vốn vay sau để trả cho nợ vay trước. Và điều thú vị là: công ty này bắt đầu có chiêu trò này sau khi được tư vấn từ Big 4! Họ nghĩ là sẽ không ai phát hiện ra được, vì đúng là các thủ tục của công ty kiểm toán không làm được việc này thật. Chỉ có cách phân tích này mới phát hiện ra được. Còn bình thường, các công ty kiểm toán chỉ phân tích sơ bộ trên báo cáo tài chính thôi, và kiểm tra hồ sơ cũng chỉ làm theo kiểu có hóa đơn chứng từ là được, chứ có biết đánh giá cái gì trên hồ sơ để phát hiện gian lận đâu. 

Tuy nhiên, mình phải mất tận 2 ngày mới có thể thực sự hiểu các gian lận của họ. Nhưng, các bạn không cần choáng nếu các gian lận này quá tinh vi, phải mất quá nhiều thời gian như vậy. Phương pháp phân tích này của mình vẫn có thể áp dụng tốt cho các công ty làm ăn bình thường, không gian lận, nhưng vẫn phát hiện ra rất nhiều thiếu sót của họ. Nên mình phân tích thêm 3 công ty nữa cho các bạn nhuần nhuyễn phương pháp này. Ở đó có cả ví dụ chứng minh công ty ghi nhận thiếu chi phi lên tới hàng tỷ đồng, cùng với việc kế toán yếu kém về tài chính khiến cho công ty thiệt hại cả trăm triệu đồng, và 1 dấu hiệu cho thấy công ty đang giấu doanh thu, để ta có thể sử dụng các phương pháp đã học trong khóa Thực hành kiểm toán để chứng minh.

Giờ, hãy thử nghĩ xem bạn có thể giải quyết được bao nhiêu tình huống trên nhé. Hãy thử thảo luận với người khác nữa xem sao.