Tại sao bạn nên học excel trước khi làm kiểm toán?
Khi tuyển thực tập sinh, các công ty kiểm toán chia làm 2 hướng. 1 bên thường nghiêng về kỹ năng giao tiếp và tiếng anh nhiều hơn là kiến thức chuyên môn nghề nghiệp. Đó là các Big 4. Còn 1 bên đòi hỏi kiến thức chuyên môn là điều kiện tiên quyết. Đó là các công ty local.
Nhưng, dù bạn chuyên tu theo hướng nào, thì đều cần có kỹ năng excel để theo con đường này. Bạn có thể không thạo excel vẫn có thể đỗ thực tập kiểm toán. Nhưng, thời gian đầu này, công việc của bạn chưa đặt nặng về chuyên môn, mà chỉ là nhiều công việc (bạn cảm thấy nhiều do bạn chưa thạo việc thôi). Nếu không có kỹ năng excel, bạn sẽ không thể theo kịp tiến độ công việc. Và deadline cứ dồn dập lại làm bạn không thở nổi đâu.
Mình ví dụ, thực tập sinh rất hay được giao làm phần hành tài sản cố định vào chi phí trả trước. Bạn sẽ phải xin bảng tính phân bổ của khách hàng, rồi cho vào file năm ngoái đã có công thức tính toán cho nhanh, hoặc bạn tự tính lại cũng được. Việc này không khó.
Vấn đề ở đây là, kế toán có thể không có bảng phân bổ của cả năm, mà chỉ có 12 bảng của từng tháng. Bạn sẽ phải tổng hợp lại thành 1 bảng của cả năm. Đầu tiên, bạn cần tổng hợp tất cả các đối tượng, loại bỏ đối tượng trùng lặp. Sau đó, bạn lấy dữ liệu của từng đối tượng trong từng tháng, và cộng lại thành cả năm.
Công việc chỉ đơn giản như vậy thôi. Nhưng mà mình đã từng đi cùng 1 em intern, em ý thức đến 3h sáng cũng không giải quyết được việc này.
Nếu bạn đã có chút kiến thức về excel, bạn có thể thấy việc này dễ. Vậy để mình mô tả chi tiết các vấn đề xem bạn có tự giải quyết được không nhé. Có hàng nghìn đối tượng. Các tháng có thể có đối tượng thay đổi, như là mua mới thì từ tháng này mới có, tháng trước không có; hoặc bán đi thì từ tháng đó sẽ không còn, trường hợp này rất hay xảy ra với chi phí trả trước, khi mà chỉ cần phân bổ hết là kế toán xóa luôn khỏi bảng phân bổ rồi, chứ không cần chờ bán đi. Rồi phải đặt công thức tìm kiếm dữ liệu trong từng tháng, tức là 12 lần viết công thức. Bạn cần làm các điều trên trong mấy tiếng? Câu trả lời là chỉ nên bỏ ra vài phút, cùng lắm là vài chục phút thôi nhé.
Bài toán trên có vẻ đơn giản. Vậy để mình nâng độ khó lên nhé. Đây là trường hợp thực tế của em intern kia. Đó là, cùng 1 đối tượng, nhưng mấy tháng sau lại có tên khác 1 chút so với mấy tháng đầu. Kế toán họ thích chú thích thêm như vậy đấy, đặc biệt là chi phí trả trước. Bạn có thể tìm được đối tượng đó trong cả nghìn đối tượng không? Hay thậm chí, liệu bạn có biết chắc bảng phân bổ của kế toán có trường hợp đó hay không?
Đó là ví dụ điển hình cho thấy bạn rất cần biết về excel trước khi đi làm kiểm toán.
Trên thị trường có rất nhiều chỗ dạy về excel. Giá chỉ có vài trăm nghìn thôi. Thậm chí còn miễn phí. Câu hỏi chỉ là bạn có chịu bỏ ra vài đồng, và bỏ ra thời gian để học không?
Nội dung người khác dạy
Mình thấy trên thị trường đang có 2 hướng dạy excel chính:
1 là dạy excel cơ bản, để bạn có thể thao tác nhanh chóng mà không cần dùng chuột. Và họ cũng có dạy 1 vài trường hợp đơn giản trong thực tế kiểm toán, như là tính khấu hao tài sản cố định, …
2 là dạy VBA, để tự động tạo ra rất nhiều biễu mẫu rất đẹp, với quy mô lớn. Ví dụ như làm 100 bộ đề thi, nếu bạn copy 1 bộ ra 99 bản khác, và chỉnh sửa từng bản sẽ rất mất thời gian.
Bạn hãy dành thời gian để nghiên cứu các khóa học của những bên khác đó xem sao nhé.
Nội dung mình dạy
Thao tác excel nhanh chóng mà không cần dùng chuột là 1 việc rất đơn giản. Chỉ sau 1 năm làm kiểm toán là bạn có thể tự làm được như vậy thôi. Cách học là hãy lướt qua tất cả các chức năng của excel, để biết excel có thể làm gì. Đến khi gặp tình huống thực tế, bạn sẽ biết phải dùng công cụ gì. Và chỉ cần làm đi làm lại nhiều lần trong thực tế là bạn sẽ tự nhớ được chức năng và phím tắt đó. Từ đó là có thể thao tác nhanh mà không dùng chuột.
Các video trong phần “A. Nền tảng” của mình sẽ tổng kết nhanh gần như toàn bộ chức năng excel, và 100% chức năng dùng trong kiểm toán. Đến phần “B. Cơ bản” sẽ đưa ra các tình huống thực tế trong kiểm toán được xử lý bằng cách vận dụng các kiến thức nền tảng trên. Từng đó là đủ để bạn hiểu, và nhớ được các chức năng của excel dùng trong kiểm toán rồi. Chỉ cần 1 vài lần làm thực tế là nhớ được các phím tắt, và có thể thao tác nhanh chóng bằng bàn phím mà không cần dùng chuột thôi.
Về VBA, đây là 1 công cụ liên quan đến ngôn ngữ lập trình, dùng trong các trường hợp các công cụ thân thiện với người dùng mà excel dành cho bạn không giải quyết được; hoặc để đóng gói các thao tác thường dùng, rồi lấy ra sử dụng cho các trường hợp tương tự, chứ không cần lặp lại các thao tác đó, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Tuy nhiên, ứng dụng VBA trong kiểm toán hữu hiệu nhất chỉ là để định dạng trang in! Còn gần như tất cả các tình huống trong kiểm toán đều có thể giải quyết bằng các thao tác thông thường. Và các tình huống đó không mang tính lặp lại cho các công ty khác nhau. Nên dùng VBA còn lâu hơn không dùng.
Mình chỉ gặp duy nhất 1 lần phải dùng đến VBA trong thời gian làm kiểm toán, đó là đếm số công làm việc ở thời thực tập sinh. Ngày công của bạn sẽ được tô các màu khác nhau theo các job bạn đi. Công cụ có sẵn trong excel không thể đếm được các ô có màu. Bạn có thể đếm bằng mắt, hoặc dùng thêm 1 vài thao tác excel để tiết kiệm thời gian đếm hơn. Nhưng sẽ rất mất thời gian để đếm cho tất cả mọi người, vì bạn cũng muốn biết mình đi nhiều hay ít job so với các bạn cùng khóa mà.
Mình không biết về VBA, nhưng có thể dễ dàng google để xử lý tình huống này. Chỉ mất có vài phút tìm kiếm, đọc và áp dụng. Mình đã trình bày cho các bạn xem ở video 1.3 Phím tắt tự tạo.
Cho nên, không cần thiết bỏ thời gian để học VBA. Bạn chỉ nên học vì đam mê kiến thức. Chứ nếu chỉ để làm kiểm toán, thì không cần học đâu. Vì, dù cho các khóa dạy VBA cũng chỉ mất có vài trăm nghìn, nhưng nó cần bạn dành rất nhiều thời gian để học. Nếu bạn không thích khoa học công nghệ, thì học 1 ngôn ngữ lập trình sẽ khiến bạn phát điên đấy.
Thực tế thì, việc học các ngôn ngữ lập trình không khó. Việc khó ở đây là tư duy thuật toán để giải quyết vấn đề. Bạn có thể học ngôn ngữ lập trình. Nhưng nếu bạn không phải là người có tư duy giải toán tốt, thì không thể áp dụng nó trong nhu cầu thực tế của bạn đâu.
Hãy ghi nhớ: giải được bài toán mới khó, còn việc sử dụng công cụ nào thì đơn giản. Cho nên, khóa học excel của mình tập trung vào giải quyết các bài toán cụ thể trong kiểm toán, để cho bạn không cần có tư duy giải toán tốt cũng có thể áp dụng được nếu gặp tình huống tương tự.
Trước hết, ta cần biết các tình huống trong kiểm toán cần dùng đến excel. Nếu được liệt kê đầy đủ, thì bạn sẽ tự tin làm mọi công việc kiểm toán cần dùng đến excel. Thực ra thì, việc áp dụng excel trong 1 ngành cụ thể là kiểm toán sẽ có tác dụng lớn nhất khi bạn thông thạo cả excel và kiểm toán. Bởi nếu chỉ biết về excel, mà không chắc về kiểm toán, thì bạn còn không biết phải đặt ra bài toán gì, nói gì đến việc giải nó. Ứng dụng lớn nhất đó là bạn kiểm toán phát hiện ra 1 loại sai sót, rồi dùng excel để tìm ra tất cả các tình huống có cùng sai sót đó. Đấy là việc mà mình muốn các bạn hướng tới.
Mình sẽ dạy điều đó ở trong khóa Excel trong kiểm toán dành cho cao thủ. Còn ở khóa học này, ta cứ đi từ việc dễ thôi đã, hàm lượng excel sẽ lớn hơn kiến thức kiểm toán. Hãy thử xem bạn có giải quyết được các bài toán sau trong phần “C. Nâng cao” không nhé:
Video 10: Nhật ký chung được kiểm toán viên xử lý để chỉ cần mở 1 file excel là có thể xem được sổ sách của tất cả các tài khoản. Cách làm rất dễ. Bạn chỉ cần copy sổ nhật ký chung của kế toán vào file đã được xử lý, là công thức sẽ tự động nhảy theo. Vậy là chỉ cần 1 phút để làm việc tưởng chừng như rất khó này. Nhưng, các file đã xử lý chỉ có dạng 1 dòng nghiệp vụ có cả phát sinh nợ và phát sinh có. Còn trong thực tế, bạn sẽ rất hay gặp trường hợp sổ của kế toán có dạng nhiều dòng nợ, 1 dòng có; hoặc ngược lại, nhiều dòng có, 1 dòng nợ; hay thậm chí nhiều dòng nợ, nhiều dòng có; và kết hợp các tình huống trên. Yêu cầu: xử lý sổ trên để lấy thông tin dạng 1 dòng có cả nợ và có. Đây là phần tư duy excel khó nhất trong khóa học này. Mà rất nhiều kiểm toán viên cũng không giải quyết được đâu. Họ thường xin từng sổ chi tiết tài khoản thôi. Làm vậy thì bạn phải mở cả chục file sổ chi tiết khác nhau. Rất mất thời gian.
Video 11: Tổng hợp, cộng gộp thông tin từ nhiều file vào 1 bảng. Ví dụ như trường hợp tổng hợp 12 bảng phân bổ hàng tháng thành 1 bảng phân bổ của cả năm mà mình nói ở trên. 1 tình huống thường gặp nữa là tổng hợp bảng lương 12 tháng để tính quyết toán thuế cả năm. Đây là tình huống chắc chắn sẽ gặp, vậy mà kiểm toán viên thường không kiểm tra phần này. Nhưng nếu bạn làm kế toán, thì bắt buộc phải làm đấy. Nếu trong năm có thêm nhân viên mới, mà trùng tên với nhân viên cũ, khiến cho người lập bảng lương phải thêm chữ A, B vào sau tên 2 người, thì bạn có phát hiện ra tên người đó, và tổng hợp thu nhập cho đúng không? Doanh nghiệp có cả nghìn lao động nhé.
Video 12: Tính giá thành khi có nguyên vật liệu vượt định mức. Phần này có hàm lượng kế toán, kiểm toán cao hơn chút. Cần phải ghi nhận phần nguyên vật liệu vượt định mức vào chi phí, chứ không được tính vào giá thành. Nhưng, kế toán thường không biết tính, nên cứ tống hết vào để tính giá thành thôi. Bạn có tách được phần vượt định mức này không?
Video 13: 1 trường hợp cụ thể khác, ngoài các trường hợp thông dụng mình đã liệt kê trong khóa học. Video này miễn phí nên mình không cần nói gì thêm. Mình chỉ muốn nói là: nếu các bạn gặp trường hợp nào khác trong thực tế, mình sẽ giúp bạn xử lý.
Video 14: Khi làm phần hành thuế GTGT, bạn sẽ phải đối chiếu doanh thu trên tờ khai với doanh thu trên sổ. Nếu có chênh lệch, bạn phải tự tìm ra nguyên nhân, như thế mới nâng cao giá trị cho bạn được. Chứ cứ có chênh lệch là đẩy hết cho kế toán tự giải thích thì thật mất giá kiểm toán. Phần này có rất nhiều nội dung mà minh đã dạy trong khóa thực hành kiểm toán. Trong đó, có phần khách hàng đưa ra 1 con số doanh thu đã xuất hóa đơn do xuất quà tặng. Bạn cần phải liệt kê tất cả các nghiệp vụ quà tặng xuất hóa đơn đó, vì có thể họ liệt kê bị thiếu. Việc này cần tư duy excel. Ngoài ra, còn trường hợp có những nghiệp vụ bản chất là quà tặng mà khách hàng quên chưa xuất hóa đơn, bạn cần liệt kê các nghiệp vụ đó. Việc này cần thêm chút kiến thức kiểm toán, thuế.
Video 15: So sánh 2 nguồn dữ liệu. Đây là 1 thủ tục kiểm toán rất hữu hiệu. Chỉ tiếc là kiểm toán viên thậm chí không biết có những nguồn dữ liệu nào để so sánh với sổ sách kế toán. Việc đó cần kiến thức kiểm toán, kế toán, thuế rất cao. Mình không nói cụ thể trong 1 video nào, nhưng qua các video trong khóa Thực hành kiểm toán, bạn sẽ biết được từng phần hành có thể đối chiếu với cái gì. Còn ở đây, mình chỉ muốn nói về kỹ thuật excel. Câu chuyện sẽ không đơn giản như bạn nghĩ là chỉ cần dùng hàm vlookup thôi đâu. Vì tên của các đối tượng ở 2 nguồn dữ liệu có thể khác nhau 1 chút, vlookup sẽ bị lỗi.
Đó là các trường hợp nâng cao bạn sẽ gặp trong kiểm toán. Phần cơ bản và nâng cao là đầy đủ các trường hợp rồi. Còn phần cao thủ thì mình sẽ dạy riêng ở khóa khác, vì nó yêu cầu kiến thức chuyên môn nhiều hơn là tư duy excel.
Giờ, hãy thử tự nghĩ xem bạn có thể giải quyết được bao nhiêu tình huống trên nhé.
Các video trong khóa học
Khóa học này gồm 28 video với dung lượng 9 GB, tương đương khoảng 4h video. Giá 500k nhé. Có file excel đính kèm ở dưới video để bạn có thể xem công thức.
Có rất nhiều video miễn phí bạn có thể xem. Hãy tìm video có chữ “FREE”.
Nếu có video nào nói nhanh quá, thì hãy dùng các extension điều chỉnh tốc độ video xuống còn 0.9-0.8 là đẹp. Mình thường dùng video speed controller.